稟議申請システム

制作のポイント

介護現場特有の制約から設計を始める

一般的な稟議システムの設計をそのまま持ち込むことはしませんでした。

 

介護施設には、オフィスワークとは異なる現場の制約があります。パソコンに向かう時間が限られている。ITツールへの習熟度にばらつきがある。シフト勤務のため、承認者が常に在席しているわけではない。こうした実態を無視したシステムは、現場に定着しません。

 

設計の第一原則は「申請/承認にかかる時間を最小化すること」でした。
フォームから申請を行うと、自動で承認者へ通知を送ります。承認者は専用ページから直接承認・差し戻しの操作ができます。

 

申請データの蓄積を「分析基盤」に変える

稟議システムの多くは、申請と承認の記録で終わります。今回は、その蓄積されたデータを「経営判断の材料」として活用できる設計にしました。

 

申請件数の推移・カテゴリ別の申請頻度・承認までのリードタイム・差し戻し率——これらをダッシュボードで可視化します。「どの種類の稟議が多いか」が見えると、業務フローの見直しや予算計画の根拠になります。記録のためのシステムが、改善のためのデータ基盤になります。